Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stellen mehr als 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland. Sie sind aber auch die Gruppe, die bei der digitalen Transformation am meisten hinterherhinkt. Der Grund ist nicht, dass sie den Nutzen nicht sehen. Es fehlen schlicht die Ressourcen oder passende Partner, um den Wandel stemmen zu können. Aber es gibt gangbare Wege, den Wandel erfolgreich umzusetzen, wie eine Studie im Auftrag von NOBIX zeigt.
Eine moderne, zuverlässige und leistungsfähige IT ist längst eine betriebliche Überlebensfrage – auch und gerade im Mittelstand. Dafür gibt es mehrere Gründe: der wachsende Wettbewerbsdruck, steter Fachkräftemangel, steigende Cyberrisiken und die hohe Dynamik bei der Entwicklung von KI.
Wie aktuelle Erhebungen des Zukunftspanels Mittelstand 2025 zeigen, steht das Thema Digitalisierung und KI schon auf Platz drei der drängendsten Herausforderungen für KMU. Zwei Jahre zuvor rangierte es noch unter „ferner liefen“. Verschärft wird die Lage durch den anhaltenden Fachkräftemangel, der auch in der aktuellen Konjunkturflaute bestehen bleibt, wie Bitkom Research für 2025 mit Zahlen belegen kann. Und gerade jetzt hat sich der Druck auf die IT durch massenhaft mit KI aufgedeckte Sicherheitslücken und darauffolgende zahlreiche Updates erhöht.
Der Gedanke, diese Herausforderungen eventuell mithilfe von KI zu lösen, ist zwar richtig, für viele kleine Unternehmen aber (noch) nicht machbar. Denn um die KI-Potenziale erschließen zu können, benötigen sie zunächst eine moderne und sichere IT-Infrastruktur als Basis. Da viele Unternehmen in diesem Größensegment jedoch technologisch zurückliegen, verpassen sie Chancen und drohen, im KI-Zeitalter vom Wettbewerb überholt zu werden.
Die Digitalisierungskluft wächst weiter
Obwohl diese Ausgangslage für Unternehmen Argument genug sein sollte, zügig in die Modernisierung ihrer IT zu kommen, passiert genau das häufig nicht. Je kleiner ein Unternehmen, desto geringer sind die Investitionen in die digitale Zukunft. Eine Untersuchung der Bundesnetzagentur zur digitalen Intensität bestätigt diese Vermutung: Kleinstunternehmen und mittlere Unternehmen erreichen überwiegend nur eine niedrige bis sehr niedrige digitale Intensität.
Digitale Intensität
Die digitale Intensität wird anhand von zwölf Indikatoren gemessen, welche die Nutzung digitaler Technologien und Anwendungen widerspiegeln. Dazu zählen etwa die Nutzung von KI, Cloud-Computing-Diensten über das Internet und eine Internetverbindung mit mindestens 30 Mbit/s. Der aus der digitalen Intensität resultierende Digital Intensity Index der EU kann insgesamt zwölf Punkte erreichen, einen für jeden Indikator. Es werden vier Stufen der digitalen Intensität unterschieden: sehr niedrig (0 bis 3 Punkte), niedrig (4 bis 6 Punkte), hoch (7 bis 9 Punkte) und sehr hoch (10 bis 12 Punkte). Eine grundlegende digitale Intensität liegt vor, wenn mindestens vier Punkte erreicht sind.
Die Realität zeigt: 42 Prozent der kleinen und 20 Prozent der mittleren Unternehmen verfehlten sogar die grundlegende digitale Intensität, erhielten also maximal 3 von 12 möglichen Punkten. Damit erreichen sie auch die Ziele der Europäische Kommission nicht, die 2021 im digitalen Kompass 2030 formuliert wurden. Demnach sollen 90 Prozent der KMU bis 2030 zumindest eine grundlegende digitale Intensität erreichen. Beispielhaft dafür steht die Cloud-Nutzung. Laut des Statistischen Bundesamts nutzen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden im Jahr 2025 zu 86 Prozent bezahlte Cloud-Dienstleistungen. Bei Firmen bis zu 49 Mitarbeitenden sind es aber nur 51. Je IT-ferner diese kleineren Firmen sind, desto größer die Umsetzungslücke. Und sie wächst von Jahr zu Jahr. Damit riskieren KMU die Wettbewerbsfähigkeit und letztlich ihre Existenz.
Woran die IT-Modernisierung bei KMU scheitert
Damit stellt sich die Frage: Warum agieren die Unternehmen nicht? Es liegt weniger an der fehlenden Einsicht als an den Ressourcen. Kurz zusammengefasst fehlen die Freiräume, um die Digitalisierung voranzutreiben. Dabei würde eine umfassende Digitalisierung Zeit und Ressourcen freimachen ‒ ein Henne-Ei-Problem.
Wie der Bitkom für das Jahr 2025 ermittelt hat, sind es der Mangel an Fachkräften (74 Prozent), die notwendige Zeit (60 Prozent) und die finanziellen Mittel (55 Prozent), die die Umsetzung verhindern. Vielfach sind auch steigende Anforderungen an den Datenschutz (88 Prozent) und an die technische Sicherheit (51 Prozent) ein Hemmschuh.
Den meisten KMU ist das Problem bewusst. Ein Ausweg wäre, eine Lösung von der Stange zu kaufen oder zu buchen. Allerdings sehen viele keine marktfähigen Lösungen (48 Prozent), die zu ihren Anforderungen passen.
Wie die Digitalisierung dennoch gelingen kann
Da KMU schlicht die Ressourcen fehlen, eine Strategie zu entwickeln und umzusetzen, muss dies ein Partner leisten, der die gesamte IT-Infrastruktur eines KMU im Blick hat. Dazu zählen nicht nur die Hardware, sondern auch die Software- und Anwendungslandschaft.
Es gilt vor allem die Vereinzelung vieler eingesetzter IT-Systeme aufzulösen. Vereinzelung und Silobildung erzeugen hohe Aufwände: Jedes System und jede Software muss separat aktuell gehalten werden, hat eigene Schnittstellen und benötigt Know-how sowie einen dedizierten Ansprechpartner. Dieses IT-Konglomerat erzeugt eine enorme Komplexität. Der Austausch einzelner Systeme ändert daran wenig.
Der Lösungsansatz besteht darin, Standard-Lösungen einzuführen, die nachweislich alle gut miteinander harmonieren, sich als Managed Service betreiben lassen und über transparente, normierte Schnittstellen verfügen. Damit sind Wartung und Weiterentwicklung besser beherrschbar und binden weniger Ressourcen. Spezielle Lösungen kommen nur da zum Einsatz, wo sie Kernprozesse unterstützen und Wettbewerbsvorteile bringen. Das gilt aber nicht für die Basis-IT-Infrastruktur.
Was ein Partner leisten muss
Der potenzielle Partner sollte die Herausforderungen eines KMU verstehen und auf Augenhöhe agieren. Er muss die Gesamtverantwortung übernehmen, eine zentrale Strategie ausarbeiten und diese bei den und für die Kunden umsetzen. Denn vielen Kunden fehlen für diese Aufgaben gleichermaßen internes Know-how und Kapazitäten. Augenhöhe heißt in dem Zusammenhang, dass der Partner die Sprache des Unternehmens spricht und dessen Kerngeschäft durchdrungen hat, ihm also Prozessabläufe nicht erst erklärt werden müssen.
Es hilft, sich einen auf den Mittelstand spezialisierten Partner zu suchen, der ein Gespür für die Themen und Kostenbeschränkungen hat und vor allem auch lokale Umsetzung und Vor-Ort-Support bietet, wenn eine neue Lösung im Einsatz ist.
Konkret bedeutet dies: Der IT-Systemhaus-Partner sollte die Kompetenzen für die Digitalisierung eines kleinen Unternehmens besitzen, immer ansprechbar sein und möglichst schnell vor Ort sein können. Außerdem sollte sein Lösungsportfolio perfekt zusammenpassen und die technologischen Anforderungen des Mittelstandes abdecken.
Beispiel NOBIX als Managed Service Provider für den Mittelstand
Von den IT-Service-Providern, die sich auf die digitale Transformation von kleinen und mittelständischen Unternehmen spezialisiert haben, gibt es nur wenige. Einer davon ist die NOBIX Group, deren Service-Portfolio auf KMU ausgerichtet ist und die selbst ein mittelständisches Unternehmen ist.
Sie kann die regionale Nähe bieten, weil sie viele Standorte über ganz Deutschland verteilt unterhält. Dennoch gibt es eine gemeinsame Service-Einheit, die über das breite Know-how verfügt, um alle Herausforderungen eines KMU bedienen zu können. Die Kunden haben eine feste Ansprechperson, die die IT-Infrastruktur des Kunden „persönlich“ kennt und sich verantwortlich zeichnet.
Der Mehrwert liegt dabei nicht nur in der Breite des Portfolios, sondern auch in der Art der Leistungserbringung: Mit dem As-a-Service-Ansatz begleitet NOBIX Kunden über den gesamten Service-Lifecycle und sorgt dafür, dass Lösungen kontinuierlich, sicher und unterbrechungsfrei betrieben und weiterentwickelt werden. Selbst für jede Art des Arbeitsplatzes und Besprechungsräume gibt es passende Workplace- und Conference-as-a-Service-Angebote.
Dieser Ansatz entlastet die IT-Verantwortlichen der KMU und bietet den entscheidenden Mehrwert für den Mittelstand: eine zentrale Ansprechperson, abgestimmte Lösungen und ein Betrieb, der nicht in Teilverantwortungen zerfällt. Es stehen nicht einzelne Produkte, sondern die Funktionsfähigkeit und Weiterentwicklung der Gesamtarchitektur im Mittelpunkt.
Andreas Török, CEO der NOBIX Group, macht die Besonderheit dieses Ansatzes nochmals klar: „Wir wissen aus vielen Gesprächen, dass der Chef eines kleinen Unternehmens mit der IT eigentlich nichts zu tun haben will. Sie soll einfach funktionieren, so wie Wasser aus dem Wasserhahn kommt. Wichtig ist, dass er einen und nur einen Kontakt hat, den er anrufen kann und der sich um alles zeitnah kümmert, wenn es mal hakt. Und genau das ist unser Ansatz: Ein Kontakt, alles erledigt. Regional verwurzelt, aber mit der geballten Service-Power eines Managed Service Providers.“
Dazu kommt die strategische Beratung und Ausrichtung: „Wir begleiten technologische Entwicklungen und setzen sie für unsere Kunden praxisnah um. Ob es dabei um neue gesetzliche Rahmenbedingungen, den Einsatz von KI oder die Virtualisierung des Desktops geht, wir denken Neuerungen immer aus Kundensicht und ob sie in die jeweilige IT-Infrastruktur passen. Mit diesem Ansatz schaffen wir die dringend benötigten Freiräume, damit Unternehmen IT-technisch aufschließen können. Wir setzen interne Ressourcen frei, mit denen Unternehmen ihr Kernbusiness ausbauen und neue Geschäftsfelder entwickeln können.“
Breit angelegt mit umfangreichem Datenmaterial
Die Studie „Wie ein neues Partnerschaftsmodell den Mittelstand digital und KI-fähig macht“ nutzt für die Analyse Ergebnisse von renommierten Instituten wie dem Branchenverband Bitkom, dem statistischen Bundesamt Destatis, der Bundesnetzagentur, des Deutschen Mittelstandsbundes, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und dem Digitalisierungsbericht Mittelstand 2024 der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Die Analyse und Einordnung hat der unabhängige Analyst Dr. Andreas Stiehler vorgenommen, der den IT-Markt seit einem Vierteljahrhundert beobachtet und bewertet. Sie kann hier Whitepaper 2026 – Wie ein neues Partnerschaftsmodell den Mittelstand digital und KI-fähig macht kostenlos heruntergeladen werden (gegen Registrierung).
Über die NOBIX Group
Die NOBIX Group ist ein bundesweit tätiger Managed Service Provider mit Fokus auf Managed Services für Infrastruktur, Cloud, Security und Kerngeschäftsapplikationen. Die Gruppe beschäftigt rund 330 Mitarbeitende an 13 Standorten in Deutschland. nobix-group.de